A password will be e-mailed to you.

Kita berharap dengan meeting, masalah akan terpecahkan dan gagasan segar terbentuk. Tetapi, berapa kali kita merasa yang terjadi malah sebaliknya?

Lelah dan kontraproduktif, kira-kira inilah yang terjadi kalau kita tidak membuat rapat yang efisien dan efektif.

*keluh* seharusnya saya bisa mengerjakan yang lain tadi. Meeting-nya tidak jelas.

I feel you.

Lalu bagaimana seharusnya meeting yang baik itu dilaksanakan?

Kalau kita belajar dari pemimpin bisnis lainnya, Elon Musk misalnya, mengadakan meeting kalau memang betul-betul diperlukan seperti yang dilansir dari Inc.com.

Sebelum rapat dimulai, pastikan hadirin mengetahui agenda rapat dan akan berkontribusi untuk mencapai tujuan rapat. Kalau tidak, kehadirannya hanyalah membuang waktu, uang, dan tenaga.

Atau dari Jeff Bezos dengan Two Pizza Rule, yang berarti janganlah melaksanakan regroup dengan peserta lebih banyak dari porsi potongan pizza yang dapat dibagi.

Kalau yang dikutip dari CNBC.com, kira-kira peserta rapat tidak lebih dari 8 orang.

Lebih dari itu, maka akan banyak kepala yang mengeluarkan suara dan semakin sulit mengendalikan regroup untuk mencapai tujuannya.

Ada berbagai cara untuk membuat rapat menjadi lebih tepat guna. Namun, kuncinya adalah kita paham apa yang ingin dicapai dari aktivitas tersebut.

Kalau kamu menjadi pemimpin rapat, berikut adalah 3 hal yang perlu dilakukan:

Paham tujuannya

Tenangkan hati dan jiwa, kemudian tanyakan ini,”apa yang saya harapkan dari meeting ini?”

Kamu dapat dikategorikan sudah memahami apa yang ingin kamu capai, kalau kamu dapat merangkum jawaban dari pertanyaan di atas menjadi 1 kalimat yang mudah dipahami oleh siapapun.

Perlukah untuk meeting?

Ketika sudah mendapatkan jawabannya, kamu perlu bertanya kembali,”untuk mencapai tujuan ini, perlukah untuk melakukan meeting atau mengirimkan pesan via Slack sudah cukup?”

Seringkali kita terjebak dalam pemikiran harus meeting biar formal atau harus meeting biar nampol.

Perlu diingat, misalnya rapat membutuhkan waktu 1 jam. Kemudian kamu butuh mengumpulkan 6 orang. Masing-masing biaya per orang, sejumlah IDR 500,000. Artinya perusahaan harus menanggung biaya IDR 3 juta untuk pertemuan tadi!

Pastikan semua orang berkontribusi

Nyatakan agenda, tujuan, dan durasi pertemuan yang diharapkan ketika memulai. Jika kita berkata akan mengakhiri rapat ini dalam kurun waktu 1 jam, sudah menjadi kewajiban kita untuk menepatinya.

Sehingga, kita harus membangun kondisi komunikasi regroup yang konstruktif dari semua pihak. Jangan biarkan 1 peserta berbicara tanpa henti. Potong ucapannya dengan berkata,” Jadi (merekapitulasi gagasannya) dan menurut saya itu ide yang bagus. Yang lain bagaimana?”

Dorong peserta yang lebih malu-malu untuk dapat mengungkapkan opininya dengan bertanya langsung kepada mereka.

Tapi bagaimana kalau saya tidak menjadi pemimpin rapat?

Lebih sulit memang untuk mengontrol jalannya regroup. Tapi kamu bisa menyiapkan bahan diskusi atau opini yang ingin kamu ungkapkan.

Lebih baik, kamu juga berbicara dengan peserta lain dan meyakinkan mereka untuk setuju dengan opinimu. Atau setidaknya menyamakan persepsi dan opini.

Sehingga tidak perlu membuang waktu lebih lama lagi.

Meeting dengan senyum

Apabila tidak dikelola dengan baik, kesempatan menjadi produktif akan menjadi sebaliknya. Sehingga perencanaan yang baik menjadi perlu untuk setiap pertemuan.

Selalu lakukan pertemuan dengan antusias dan hangat. Karena kita sudah mengambil waktu dan mengganggu fokus peserta yang sedang mengerjakan pekerjaannya sebelumnya.

Sehingga akan sangat membantu, apabila kita menolong untuk membuat kondisi regroup yang kondusif dan konstruktif bagi kita semua.

Demikian.

Sumber gambar utama: Pixabay

%d bloggers like this: